Catalogación

CONCEPTOS DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES

Podemos denominar catalogación de un material a la numeración, nominación y especificación

del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un código, un nombre y una

descripción. Con la catalogación se persigue la creación de un lenguaje único que simplifique todo 

el control administrativo de los artículos y especialmente la adquisición de los mismos.

En el proceso de catalogación, por un lado se especifican datos técnicos de dimensión, calidad,

estructura, etc. que definen las características de los materiales/ objetos considerados y por otro

se realiza la normalización de dichos elementos, o sea se establece un estándar que

define cada producto normal o tipo.

Fundamentos de la Catalogación:

Clasificación de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de presentar

“subclasificaciones” de manera de organizarlos de manera jerárquica, facilitando su ubicación.

A la estructura de clasificación podríamos denominarla de grupos / subgrupos. 

Un ejemplo de clasificación de productos y servicios es el promovido por las Naciones Unidas.

-Generación de descripciones a partir de la definición de “plantillas” de información.

-Generación de un código, en base a los grupos, plantillas, e información del artículo.

Beneficios de la Catalogación:

-Generar un lenguaje único para la definición de ítems de manera simple y accesible para

todos los usuarios.

-Generar descripciones estándar de cada uno de los elementos de una familia.

-Prevenir la generación de descripciones incompletas de los mismos.

-Facilitar el proceso de compra de dichos elementos.

-Posibilidad de evaluar el intercambio de artículos provenientes de distintos fabricantes.

-Permitir la correcta identificación y control de los artículos, posibilitando la racionalización de

sus inventarios.

-Reducir el número de ítems duplicados.

Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informático de Catalogación

-Generación automática del código y la descripción de los distintos ítems.

-Rápida catalogación y recatalogación.

-Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones.